财务共享中心平台供应商(财务共享平台实训总结)

“随着国家近年来大力推动财务信息化、数字化建设,电子票据(电子发票、出行单)等原始票据在各行业快速推广。后疫情时代,提高票据传递效率及改变传统管理方式,实现电子发票的全生命周期的线上化、电子化管理成为会计档案管理的业务痛点。

以国家档案局等四部委推动专票电子化的契机,阿里巴巴选择了云砺(票易通),以财务电子档案项目为切入点,进行了电子发票电子化报销、记账及归档的全系统链路打通,改变了传统的纸质报销、记账及归档的模式,并成功通过了由省档案局、省财政厅、省商务厅、省税务局联合发起的国家电子发票电子化报销入账归档试点单位验收。

这不仅仅是管理模式的升级,更是服务的升级,简化了流程、节约了成本、满足了档案管理合规要求,为其他电子文档一体化全生命周期电子化管理形成良好示范效应。”

—阿里电子档案项目负责人杨洪伟(拿督)

01 响应国家号召

电子发票无纸化大势所趋

近期国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局四部门共同印发文件,正式确定各省、自治区、直辖市、计划单列市试点单位484家,各中央企业和有关单位试点单位92家,合计576家。电子发票电子化报销、入账、归档试点工作在全国已全面铺开。全流程电子化、自动化、无纸化的电子档案及数据管理的大时代即将到来。

财务共享中心平台供应商(财务共享平台实训总结)

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国家档案局公告

电子发票、电子会计档案是完善数字经济发展的重要环节。一系列专票试点、电子档案文件让企业数字化有据可依。开展电子发票电子化报销、入账、归档管理试点工作对国家深化改革、社会经济发展和企业高效运营具有重要意义。政策驱动下,对企业而言,构建电子会计档案管理体系,已成为企业数字化升级的“必选项”。

02 阿里巴巴

财务数字化升级势在必行

阿里巴巴集团创立于1999 年,20多年来,阿里巴巴已由一家电子商务公司蜕变为以技术驱动,包含数字商业、金融科技、智慧物流、云计算、人地关系文化娱乐等场景的平台,服务数以亿计的消费者和数千万的中小企业。2019《财富》未来50强榜单公布,阿里巴巴集团排名第11。2021财年,阿里巴巴生态体系的商品交易额(GMV)为人民币8.119万亿元。

阿里巴巴巨大体量的业务量远超想象,在业务的多样化、生态的复杂化、布局的全球化以及技术的不断创新发展下,完善企业财务数字化建设的愿望已久矣。在实施会计信息化建设之前,沿用纸质发票的管理方式对电子发票进行报销、入账、归档,导致阿里巴巴集团在电子发票的接收、流转、信息归档保存中面临巨大挑战。

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现存问题

(一)电子发票的传递问题

电子发票从电子普通发票应用到现在电子专用发票的推广,对目前报销流程和采购发票处理流程带来新的挑战。在内部系统未改造优化之前,阿里巴巴集团需要员工或者供应商将电子发票打印出来,邮寄传递到财务共享中心进行处理,同时后续单据传递及归档都需要投入人力管理,并未发挥出电子发票数据电子化、线上化的能力,同时还间接增加了业务及供应商的操作成本。

(二)电子发票的审核问题

报销单审核时,电子发票PDF版本有重复报销或者修改内容风险,需要对电子发票单独下载打印,手工将电子发票信息录入到发票平台进行验真查重,增加了发票处理成本。

(三)电子发票、单据管理及档案问题

电子发票及其他电子化单据存储、利用等操作对于电子化数据管理增加了难度,同时针对目前所有归档的会计凭证及原始凭证,都需要进行打印整理归档,需要投入大量人力,随着后续电子发票陆续推广,存储空间及单据损毁环节存在更多潜在风险。

为积极响应国家政策及解决阿里巴巴集团电子发票的管理痛点,阿里巴巴经过自主申报、相关部门研究及论证,被选为电子档案管理第三批试点单位。在响应国家加快增值税电子发票应用和推广实施工作的同时,希望通过自身的实践落地为其他企业乃至整个行业起到示范作用。

03 票易通电子档案系统

实现电子发票全生命周期管理

作为企业数字化升级的积极推进者,云砺一直致力于以科技创新技术,助力企业实现发票电子化、供应链协同在线化、财税处理流程智能化,积累了丰富的票、单、证数字化经验。为帮助阿里巴巴轻松应对“电子发票电子化报销、入账、归档”等问题的困扰,云砺采用行业领先的电子会计档案解决方案——票易通电子档案管理系统

借助票易通,为阿里巴巴构建系统化的电子发票管理流程及标准,实现电子发票与电子会计档案自动匹配,关联线下实物档案,完善档案管理制度体系,为集团相关电子文件的归档范围、归档采集、归档过程、档案保管规则、四性检测、元数据管理、档案灾备以及基于电子档案的档案借阅建立了完整的一套标准及信息化系统,实现了电子档案的全生命周期管理。

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票易通电子档案系统是以国家财务政策为依托,以加快企业数字化转型为目的,提供全方位的财务电子档案管理服务。系统支持与报账系统、结算系统、电子影像系统、银企直连等系统做接口对接,实现档案自动化采集,提高档案采集效率。另外基于企业原有的业务模式和管理理念,提供符合企业自身需求的档案整理、档案查询、档案借阅、档案转移和销毁流程。同时还提供电子签章、水印、数据备份在内的安全解决方案。

阿里收益

效率提高

电子档案系统与前端业务、财务系统高度集成,实现灵活归集智能报销、一键入账、自动归档,实现电子发票的报销入账归档全流程电子化管理,降本增效。

成本降低

电子档案系统上线后,从原始凭证打印配单需要耗费大量的人力和纸张成本变单独装订,无需配单,节约人力,节约纸张、节约物理空间。

查阅快捷

电子会计档案系统支持对业务单据、发票、会计凭证、自定义标签等多种方式进行检索查阅,查阅快捷,大大提高审计工作效率。同时实现档案管理角色分级设置,档案系统记录行为日志,防止泄密及私下复制留存,对档案信息安全提供更加规范的系统支持。

具备灾备

阿里巴巴集团电子发票数据备份、归档与存储解决方案由阿里云提供,可满足增值税电子发票电子化归档的真实性、完整性、可用性、安全性要求,同时阿里巴巴集团将建立单独档案管理存储服务器空间,每天定时数据备份,定期同步更新,保证数据的安全性,彻底规避了丢失、损坏等不可逆的风险。

通过电子会计档案系统建设,阿里巴巴集团成功降低了企业的人工成本、管理成本和库存成本,按年测算预计节省费用300万元。更值得高兴的是,阿里巴巴不仅顺利完成了企业财务管理的数字化升级建设,在入选试点单位名单后,于十月底成功通过了浙江省档案局的项目验收,经历了几百个日日夜夜,云砺和阿里巴巴共同尝到了努力过后成功的果实。

当前,我国正在加快数字经济建设,加速票据电子化改革,企业在票财税精细化管理方面需求明显,对会计档案管理成本、效率、安全性提出新的需求。此次项目只是阿里巴巴集团数字化转型过程中的一跨步,企业未来的财务管理工作还存在更多创新实践的可能性。云砺愿持续以最有品质的企业服务,助力企业财务转型,与诸如阿里巴巴等全球知名企业共同成长,拥抱数字化新机遇,助推我国会计档案无纸化进程加速。

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